Auditoria de documentos: aprimore a segurança de dados corporativos
Para empresas modernas, que lidam com um volume constante de informações, dados e documentos essenciais para suas operações e tomada de decisões assertivas, a gestão de documentos tem sua importância e não se limita apenas à organização e armazenamento desses dados.
À medida que a tecnologia avança, o compartilhamento de documentos por meio de links se torna cada vez mais comum. É essencial saber quem está compartilhando esses links, pois está diretamente ligado à segurança dos dados e à conformidade das informações.
Neste cenário, uma ferramenta de organização e armazenamento eficaz, pode auxiliar as organizações. O Optiwork não apenas ajuda na gestão eficiente dos documentos, mas também oferece recursos de segurança robustos para controlar o compartilhamento de links, garantindo assim que as informações sensíveis permaneçam protegidas e que a empresa cumpra os regulamentos de segurança cibernética.
Mostraremos a seguir como é a funcionalidade de auditoria desta ferramenta.
Optiwork
O Optiwork é um software para organização e armazenamento desenvolvido 100% pela Optidata com funcionalidades como, Drive, VideoCall, Planilhas, Documentos, Apresentações, E-mail, Agenda e Assistente IA.
Uma ferramenta com inúmeras possibilidades que permite adaptação às necessidades da sua empresa para potencializar a eficiência das operações. Em um cenário empresarial dinâmico, a organização eficiente e o acesso simplificado às ferramentas certas podem fazer toda a diferença. Nesse processo o Optiwork é um grande aliado, otimizando sua rotina e elevando a produtividade a patamares inéditos.
Drive
O Drive do Optiwork é um local de armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem de forma segura, com espaço amplo e confiável para organizar documentos, apresentações, imagens, entre outros formatos. Acessível de qualquer lugar, ele permite colaboração de vários usuários em um único documento em tempo real, de forma simultânea, e controle total sobre seus dados.
Office
A ferramenta Office do Optiwork permite a criação, compartilhamento e gestão de diversos formatos de documentos, planilhas detalhadas e apresentações dinâmicas de forma intuitiva, através de uma plataforma que oferece ferramentas completas de produtividade, contribuindo para a máxima eficácia nas suas atividades diárias, compatível com dispositivos desktop e mobile.
Chat
Manter uma comunicação eficaz é o alicerce para o sucesso de qualquer equipe, e o Optiwork Chat foi desenvolvido pensando nisso. Com ele sua equipe pode trocar mensagens instantâneas, compartilhar ideias e coordenar projetos de forma contínua, tornando a comunicação centralizada e segura, por meio de criptografia.
Vídeo
O Optiwork Video possibilita videoconferências de alta qualidade, permitindo a conexão entre profissionais independente de suas localizações geográficas, economizando tempo, ampliando as possibilidades e flexibilizando a colaboração entre equipes.
Gerencie sua correspondência eletrônica de forma simples, organizada e segura, transformando a comunicação da sua empresa com um e-mail corporativo eficaz, sem limites de conexões e se adequa às necessidades de cada organização, além de estar equipado com funcionalidades que serão um ponto chave para o gerenciamento de dados da sua empresa.
Auditoria de documentos
À medida que compartilhamos documentos e colaboramos online, é fundamental garantir que nossos dados estejam protegidos e que tenhamos total visibilidade sobre como eles estão sendo acessados e compartilhados.
A auditoria é utilizada para conferir todos os fatos e operações que ocorrem no processamento de dados e informações dentro de uma organização, garantindo assim, a integridade, conformidade e transparência das operações de uma empresa.
Em termos práticos, através da auditoria é possível avaliar se os procedimentos estão de acordo com as práticas aceitas. A ideia é que ao auditar a documentação, as organizações possam obter dados importantes e precisos sobre a integridade do negócio. Neste cenário, a auditoria de documentos empresariais é uma atividade essencial para qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.
Logo, podemos definir a auditoria de documentos como um tipo de monitoramento que visa examinar documentos, e pode ocorrer antes ou durante processos investigativos, sejam eles internos ou externos, e influencia em fatores como:
Verificação de conformidade na auditoria de documentos
As empresas estão sujeitas a uma série de regulamentações e leis que variam de acordo com o setor e a localização geográfica. A auditoria de documentos ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com todas essas regulamentações. Isso ajuda a evitar multas, penalidades e problemas legais.
Auditoria na prevenção de fraudes e erros
A auditoria de documentos ajuda a identificar e prevenir fraudes internas e erros através da análise minuciosa de documentos. Dessa forma é possível detectar situações suspeitas e assegurar que os recursos da empresa sejam utilizados de maneira adequada.
Garantia da precisão financeira
A precisão dos registros financeiros é crucial para a saúde financeira de uma empresa. A auditoria ajuda a verificar se os registros estão corretos e se as demonstrações financeiras refletem adequadamente a situação econômica da empresa.
Melhoria de processos
A auditoria muitas vezes identifica áreas onde os processos internos podem ser melhorados. Isso pode levar a maior eficiência operacional, redução de custos e melhorias na gestão de riscos.
Tomada de decisão informada
Os executivos e investidores confiam nas informações financeiras para tomar decisões estratégicas. A auditoria de documentos fornece uma base sólida para tomar decisões bem fundamentadas.
Transparência e prestação de contas
A auditoria promove a transparência e a prestação de contas. Isso é importante não apenas para stakeholders externos, mas também para a gestão da empresa, que é responsável por seus acionistas e pelo público em geral.
Apoio ao planejamento financeiro
A auditoria ajuda a empresa a planejar seu futuro de forma mais precisa. Com base nos resultados da auditoria, a empresa pode estabelecer metas realistas e estratégias para o crescimento.
Melhoria da reputação e redução de riscos
Empresas que conduzem auditorias regulares e demonstram transparência ganham uma melhor reputação no mercado. Isso pode atrair clientes, parceiros de negócios e talentos. Identificar e resolver problemas potenciais através da auditoria pode ajudar a reduzir os riscos financeiros e operacionais que a empresa enfrenta.
Desta forma, pode-se afirmar que a auditoria de documentos empresariais é fundamental para garantir que uma empresa opere de forma ética, transparente, eficiente e em conformidade com as regulamentações. Ela desempenha um papel vital na manutenção da integridade e da confiança nos negócios.
A função de auditoria do Optiwork
Para ter acesso às informações de auditoria de documentos no Optiwork, basta acessar o documento desejado e, nas opções do documentos, escolher a função de auditoria. Em seguida o usuário terá acesso a todas as operações realizadas no arquivo, sendo possível identificar qual usuário foi responsável pela criação do documento, quais edições foram realizadas, quais usuários visualizam, com quem as informações foram compartilhadas, alterações das permissões e demais alterações do arquivo. Tudo isso indicando por quem a ação foi realizada e em qual data e horário.
A funcionalidade permite ainda que versões anteriores do documento sejam recuperadas ou desfeitas, e que informações do arquivo, como tamanho, local onde está inserido, proprietário e modificações sejam visualizadas.
Através da funcionalidade de auditoria do Optiwork, os usuários têm a garantia de maior gerenciamento, de forma eficiente, em todas as suas operações, contribuindo, desta forma, para o ajuste de processos, impulsionando negócios através de dados reais.
