Case Contal e Optidata Work: maximizando a segurança, colaboração e produtividade na gestão contábil

Com mais de 20 anos de experiência, a Contal se destaca no mercado de gestão contábil pela busca contínua por inovação e segurança. Fundada por Carlos Lud e seus sócios, a empresa sempre priorizou a proteção de dados e a eficiência em seus processos.

O Desafio: Adequação à LGPD e Necessidade de Centralização

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a Contal intensificou a busca por uma solução robusta que garantisse a segurança, rastreabilidade e controle total sobre os dados de seus clientes. Carlos Lud, fundador da Contal, explica:

“Desde o início da LGPD, nos preocupamos muito com a segurança dos dados. Precisávamos de um sistema online que nos permitisse acessar os arquivos de qualquer lugar, inclusive de dentro dos clientes.”

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Desafio da Contal: segurança e centralização de operações

Além da segurança, a Contal enfrentava o desafio de centralizar suas operações em uma única plataforma, buscando otimizar a produtividade e facilitar a colaboração entre seus colaboradores e clientes.

A solução: um ecossistema digital completo

A Contal encontrou no Optidata Work a solução ideal para seus desafios. A plataforma oferece um ecossistema digital completo, unindo segurança, colaboração e alta performance em um único lugar.

“Não encontramos no mercado o que acabamos encontrando no Optidata Work. É uma ferramenta completa, que vai desde o gerenciamento de e-mails e agenda até a possibilidade de fazer videochamadas gravando o arquivo, além da rede social interna e da parte de projetos e papers.” — Carlos Ludwig, Diretor e Sócio da Contal

Ferramentas integradas do Optidata Work

• Social: Rede social corporativa para comunicação interna
• Drive: Armazenamento seguro e organizado de arquivos
• Calendar: Agenda compartilhada para organização de compromissos
• Mail: Gerenciamento de e-mails
• Chat: Comunicação instantânea entre colaboradores
• Video Call: Videoconferências com gravação
• Office: Edição de documentos, planilhas e apresentações online
• Projects: Gerenciamento de projetos
• Papers: Criação e organização de manuais e documentos importantes
• IA: Inteligência Artificial para otimizar tarefas e processos

Implementação e treinamento

A equipe da Contal recebeu um treinamento completo para dominar todas as funcionalidades do Optidata Work, o que facilitou:

1. Migração de dados
2. Adoção rápida da nova ferramenta
3. Aceleração na curva de aprendizado

Resultados alcançados

Com a implementação da solução, a Contal obteve ganhos expressivos em várias frentes:

1. Gestão segura e rastreável

• Criação de usuários com diferentes níveis de acesso
• Monitoramento de todas as atividades na plataforma

“O sistema tem uma robustez bastante grande, porque ele cria usuários administradores, com acesso aos dados gerais, e usuários a nível de user, que têm acesso restrito aos arquivos que definimos. Temos toda uma rastreabilidade do que cada usuário acessa, quando acessa e o que faz com os arquivos.” — Carlos Ludwig

2. Edição simultânea e versionamento

• Colaboração em tempo real em documentos, planilhas e apresentações
• Histórico de versões para recuperação de estados anteriores

“Uma das principais vantagens que percebemos foi o versionamento. Trabalhamos com a plataforma de forma colaborativa, e se eu precisar voltar numa versão anterior, tenho essa possibilidade.” — Carlos Ludwig

3. Compartilhamento seguro com clientes e equipe

• Links protegidos por login e senha
• Confidencialidade garantida

4. Chat integrado para mais agilidade

• Troca instantânea de informações
• Resolução de dúvidas em tempo real

5. Centralização do fluxo de trabalho

• Todas as ferramentas em um único software
• Eliminação de múltiplas plataformas
• Ganho de produtividade e foco

“A centralização das atividades em uma única ferramenta dá um ganho de produtividade muito grande. A gente consegue fazer com que a pessoa não fique mudando de tela.” — Carlos Ludwig

Conclusão

O Optidata Work se tornou o principal aliado da Contal no dia a dia de trabalho. Com todas as ferramentas unificadas:

• Segurança dos dados dos clientes
• Operação mais rápida
• Indicadores de produtividade em alta

“Estamos muito satisfeitos com o sistema. A gente entende que é uma ferramenta muito inovadora. Não encontramos no mercado o que acabamos encontrando no Optidata Work.” — Carlos Ludwig

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